電子契約書。

電子○○という名前のものはたくさんあります。

電子署名、電子証明書、そして電子契約書。

ペーパーレス化するには避けて通れないものだと思います。

近年のコロナ流行により、その傾向は加速しています。

今後避けては通れないだろう、デジタル化、電子化。

というわけで、今回は電子契約書について書いていきます。

 

紙の契約書の作成の方法は

時間と費用がかかるのが一番のネックです。

 

契約書を作成して相手に送付

自分と相手方で保管しておくため、2部作成します。

 

1枚で契約内容がすめばいいですが、たいていは複数枚になります。

そうすると作成した契約書を印刷して、製本します。

製本とは、複数枚になった契約書をホチキスで止め、製本テープなどで背表紙を作成し、テープと契約書の境目に契印を押す作業です。

 

そのあと印紙を貼付し、押印をします。

そしてそれを封入して、相手方に送付することが必要になります。

 

契約書を受け取った相手方の作業

先ほどとほぼ同じ作業が発生します。

契約書の製本までは終わっていますが、印紙を貼付、押印をして、返送してもらわなければいけません。

 

紙の契約書のデメリットは

一番は費用がかかることです。

契約書を印刷する紙やインク代、製本テープ、印紙代、送料。

送料も、重要な書類の送付になるので、普通郵便は使用しないでしょう。

レターパックや簡易書留などを使用すると送料は高くなります。

 

そして、時間もかかってしまいます。

会ってその場で押印して契約書を作成するわけではなく、送付して作成をする場合は相手からの返送が必要です。

相手が忙しくてなかなか返送してくれない、というリスクがあります。

また、「紙」を保管する場所を考えなければいけません。

一つや二つの契約書だけならともかく、数が増えてくるとこれも頭を悩ませるデメリットの一つになるでしょう。

 

電子契約書にすると

上記のような費用や時間を削減することができます。

これを使わない手はない。

でもどうやって始めたらいいのかわからない。

 

電子契約書の種類

電子契約書について調べていると、「立会い型」「当事者型」という言葉が出てきます。

	電子サイン(立会い型)	電子署名(当事者型)
メリット	導入しやすい メールアドレスがあるだけでよい	信用性や、証拠力が強い
本人性の担保	メール認証	電子認証局による認証
電子証明書	不要	必要

 

 

表からもわかるように、立会い型はより手軽、当事者型の方が厳格で信頼性があるという感じでしょう。

当事者型を選ぶならば、相手にも電子証明書を求めなければいけません。

紙の契約書で例えると、立会い型は契約印を押印するような契約書であるのに対し、当事者型は、実印を用いた契約書レベルの信頼性を必要とするものです。

 

上の表には電子証明書という文言がでてきますが、わかりやすい例えがあったので記載しておきます。

紙の場合	電子の場合
実印の印影	電子署名
印鑑登録証明書	電子証明書

普段、重要な書類には実印を押印して印鑑登録証明書を添付しますよね。

その実印にあたるものが電子署名、印鑑登録証明書にあたるものが電子証明書になります。

 

使いやすそうなGMOのサービス

今の自分で考えたとき、立会い型が適していると考えています。

そこで教えてもらったのが、こちら。

GMOサインのお試しフリープランです。

 

ユーザーは1人に限定されますが、個人事業主だとこちらで問題ないでしょう。

そして、月に５件までが無料で作成できます。

送信料も無料ですし、立会い型なので電子証明書も不要です。

 

自分が契約書を作成して相手に送付する立場では、GMOサインのアカウント登録は必要です。

しかし、相手方はアカウントの登録が不要です。

メールアドレスがあればいいのです。

相手の手を煩わす作業を減らすことができます。

 

このプランを使用した契約書作成の流れ

署名依頼

契約書を作成する側(「自分」とします)が、アカウントを作成してログインをします。

契約を締結する画面へ進み、契約書の文書をアップロードします。

名前や契約文書名など、自分の情報を入力します。

相手方の情報を入力します。

署名位置や、記載してもらう内容の設定をします。

入力した内容等の確認を終えたら、画面の「送信する」ボタンを押します。

 

自分が署名を行う

自分宛(自社の契約担当者あて)に署名依頼のメールが届きます。

(署名依頼で設定した人に対して。)

メールを確認して、内容に問題がなければ署名画像(印影)を作成します。

文書上に署名画像が表示されて問題がなければ、これで署名手続きを完了します。

 

相手方が署名を行う

自分が設定した相手方にも、署名依頼メールが届きます。

相手方はその内容を確認して、内容に問題がなければ署名画像(印影)を作成します。

文書上に署名画像が表示されて問題がなければ、これで署名手続きを完了します。

 

署名完了

これで契約締結が完了しました。

自分と相手方双方にその旨のメールが届くことになります。

 

まとめ

使えるシステムやサービスはどんどん取り入れて、自分だけではなくお客様の負担も軽減したいものです。

自分が知らないだけで、便利なサービスはすぐそばにあるのかもしれません。

その可能性を考えつつ、常に新しいものを取り入れていく体制でいたいものです。