2023/3/15の記事のリライトです。

 

名刺交換をしたあとの、お礼メール

この記事は2022年7月13日に初めて書いたものです。

その後2023年3月15日にリライトして、さらに今回リライトすることにしました。

今現在もお礼メールを続けています。

その中で感じたことをさらに書き加えたいと思います。

 

いまだに、そんな泥臭いことをやっている人がいるのだろうか？と相変わらず疑問ではあります。

私が先にメールをいただくことがほとんどないからです。

(数名、私より先にメールをくださる方もいらっしゃいます。)

とはいえ、名刺交換した人にはほぼ必ずお礼のメールをしています。

SNSでつながった人は、メールではなくそのメッセージ機能を使ってコンタクトをとります。

それはお客様というより、同業や他士業に送ることが多いですね。

できるだけその時にお話ししたことに触れながら、長くなりすぎないように文章を考えます。

 

メリットは？

メールがなかった時代の人は、代わりにお手紙を送っていたのでしょうか？

時には１日で20枚以上も交換する名刺、お一人ずつにメールをお送りするのはやはり大変です。

その時にお話しされていたことに触れながら書くようにしていますが、中には印象にあまり残らない方も含まれます。

どういった話をしたかいな、と。どの人だったっけ？と。

 

この名刺のお礼メールには３つのメリットがあると言われています。

• 今後の人脈作りにもなる
• 相手の記憶に残りやすくなる
• 丁寧な印象を与えられる

 

メールを送る際に気を付けていること、その1

“名刺交換をした、翌日に送る”

私は自分が帰宅してからすぐ、は避けています。

もしかしたら相手はまだお仕事中で、忙しいかもしれません。

そのときにメールを送ると、相手に私はもうメールを書けるような「一息ついている場所」にいることを知らせることになります。

そんな印象を与えてしまうようで私は気が引けるので、いっしょに帰路についた相手でなければ、次の日に送るようにしています。

 

しかし、次の日が土日や祝日だと、それも気が引けてしまいますよね。

 

メールを送る際に気を付けていること、その2

“件名で誰かがわかるようにする”

ただでさえ忙しい相手のことを考えると、どこで会った者か件名でわかるようにしています。

そうすれば重要度が低いとわかってもらえ、急ぎでメール内容をチェックしなくてもいいわけです。

(そのまま読まれなければ悲しいですが…。でもそれはそれ。)

 

メールを送る際に気を付けていること、その3

“昨日の内容にふれる”

ただのお礼だけでは、相手は私のことを思い出してくれないかもしれません。

ですので、「会の最後にごあいさつさせていただいた…」とか「○○の話に触れさせていただいた…」と少しでも記憶をたどってくれそうなとっかかりを書いておきます。

そして、相手がお話しくださったことに対し、自分がどう感じたのかをお伝えします。

そうしないと、わざわざメールを出す意味がないと思っています。

そこから実は対面では話せなかった話題につながり、それだけの関係で終わらないこともあります。

「ご飯を食べに行きましょう！」という話に発展することもあります。

 

失敗例

私自身がしでかした失敗ではないです。

その失敗を受けた経験です。

 

同じ文章を使いまわす

何人にもメールでお礼をするのは大変なことです。

中には、名刺からはどんな人か思い出せない場合があります。

その場合に使っている定型文があるのでしょう。

それを私はいただきました。

なぜ、定型文だとわかったのでしょうか？

 

名前の間違いです。

私ではない、全く別人の名前が入っていたことから、そう感じました。

ただ不思議だったのは、私が先にお礼メールを送ったのです。

その返事で、別人の名前が入っていたのです。

しかも、最初のあて名は「難波先生へ」でした。

文章中に入っている名前が、なぜか別人の名前だったのです。

 

名刺のメールアドレスが間違っている

何度送っても、メールが届かず戻ってきます。

おそらく、名刺に記載されているメールアドレスが間違っているのでしょう。

アンダーバー「_」と、ハイフン「-」は特に間違えやすい記号かもしれません。

おそらく初めて自分で作った名刺。自分で作って間違えてしまったのでしょう。

この名刺を配りまわるなら、先々の仕事にも影響がでるのではないか、と名刺に書かれている電話番号にかけてみました。

教えてあげようと。

ですが、電話はいつまでもコールを続け、留守電につながることもなく、そのあともコールバックはありませんでした。

今は、気づかれているといいのですが。

 

最終的な目的は

人脈を広げることなのですが、連絡を取りやすくするためにお礼メールを送ります。

もし本当にその相手に連絡を取る必要がでてきた場合に、一度でもお礼メールをしておけばそのあと時がたっても連絡しやすいし、相手も思い出してくれる可能性があります。

突然の連絡でも、そこまで警戒はされないのではないかと思っています。

そのために、名刺交換をしては、せっせとお礼メールを書き続けています。

 

何年かこのお礼メールを続けていて、明らかなメリットが見えてきました。

こちらからメールをすることによって、改めて私の名刺を見てくださる方がいらっしゃいます。

それによって「名刺交換した中のひとり」から「難波という行政書士」という認識が相手の中に生まれます。

仕事の話よりは、趣味や共通点の内容をやりとりするメールになって距離感が近くなります。

そこで「改めて今度ご飯に行きませんか？」となるわけです。

そこまで近づくとまた違うメリットも出てきます。

ちょっとした相談だったりもできるわけです。

私の得意とすることなのかもしれませんが、お礼メールからいろんな人脈に派生しています。

 

お礼メールは芽がでるかわからない種を植える、小さな行動です。

ですがそれをうまく活用して大きく育てていくことが、思いがけないきっかけになると感じています。

地味なことではありますが、私の性格には合っているようです。